Blog

Do dzisiejszej notki zainspirowało mnie zasłyszane ostatnio stwierdzenie, dotyczące nieplanowanych, nagłych, przerw w pracy. Może się zdarzyć, że gdy pracujemy nad zadaniem, niezależnie od tego czy wymaga ono skupienia, czy też po prostu wielu niemal mechanicznych czynności, ktoś lub coś nagle przerwie nam pracę. Może to być dzwonek telefonu, przychodząca poczta elektroniczna, rozmowa z petentem lub niespodziewana wizyta współpracownika. Takie zakłócenia zabierają średnio od 5 do 10 minut, jednak powrót do przerwanej pracy zajmuje dużo więcej – szacunkowo od 10 do nawet 25 minut. Łatwo więc policzyć, ile czasu tracimy niemal bezproduktywnie. A jeśli ktoś lub coś znowu pracę nam przerwie? Może się okazać, że nie uda nam się wykonać zadania w terminie i będziemy musieli poświęcić mu nasz wolny czas. Jak zatem radzić sobie z problemem?
Metod jest kilka i każdy sam musi zadecydować która i kiedy będzie dla niego najkorzystniejsza. Najprostszym rozwiązaniem, które jednak nie zawsze da się wprowadzić w życie, jest wprowadzenie tzw. cichej godziny – czasu który rezerwujemy wyłącznie na pracę. W tym czasie wyłączamy telefon, komunikatory internetowe, nie przyjmujemy petentów i prosimy współpracowników, aby nam nie przeszkadzali. Nawet 60 minut skupienia pozwoli nam zdecydowanie „popchnąć” zadania do przodu.
Innym sposobem, nieco śmiesznym z pozoru, może być zmiana miejsca pracy, czyli swojego rodzaju zabawa w chowanego. Jeśli ukryjemy się przed natrętami w spokojnym miejscu, będziemy mieli szansę na dokładne wykonywanie czynności służbowych wymagających koncentracji.
Jeśli ktoś koniecznie potrzebuje naszej pomocy w czasie, gdy skupiamy się nad swoim zadaniem, możemy ustalić inny termin, w którym będziemy mogli pospieszyć z odsieczą. Zaproponujmy po prostu: „zajmę się tym za godzinę”, lub poprośmy aby potrzebujący skierował swoją prośbę do kogoś innego, kto w tym momencie jest mniej zajęty i poradzi sobie z problemem.
I jeszcze jedno – aby dobrze wywiązywać się ze swoich obowiązków (nie tylko zawodowych) należy racjonalnie planować czas: przygotowywać listę zadań, dzielić je według klucza pilne i ważne, niepilne i ważne, pilne i nieważne, niepilne i nieważne, skupiać się na rzeczach najważniejszych i od nich zawsze zaczynać swój dzień pracy. Co istotne – trzeba pamiętać, aby zawsze zostawiać sobie margines na to, czego przewidzieć nie można, bo jak stwierdził Julian Tuwim: „plan to coś, co później wygląda zupełnie inaczej”.
(kaga)